Автоматизация в Румынии начинается с факта, который не может обойти ни одна компания: счета другим компаниям обязаны проходить через электронную систему.
Сделав это, вы уже имеете половину инфраструктуры. Остальной поток — заказ, доставка, оплата, отчётность — становится гораздо дешевле связать.
С чего это начинается
Электронное выставление счетов. Оно не опционально и не решается PDF-файлом. Система должна формировать счёт в требуемом формате и отправлять его. Компания, делающая это вручную по каждому счёту, платит человеку за копирование данных.
Отчётность. Как только данные структурированы для выставления счетов, они структурированы и для отчётности. Тяжёлая работа делается один раз.
Связь с бухгалтерской программой. SAGA, WinMentor, SmartBill, Oblio. У каждой свои интерфейсы; выбор влияет на то, насколько простой будет интеграция, а смена программы посреди проекта — самое дорогое из возможных решений.
Архивирование. У электронных документов есть сроки хранения, и система, которая их формирует, должна держать их доступными. Об этой части никто не думает до первой проверки.
Что автоматизируется дальше
Полный поток заказа. С сайта или от клиента, через склад, выставление счёта и доставку, без ручного ввода ни в одной точке.
Документы клиентам. Счёт, накладная, подтверждение — формируются, отправляются, архивируются.
Периодические отчёты. Те же цифры, то же время, тот же формат, без того чтобы кто-то открывал три файла в понедельник утром.
Внутренние уведомления. Неоплаченный заказ, остаток ниже порога, документ, отсутствующий в папке. Система сигнализирует в тот же день.
Портал для B2B-клиентов. Заказы, история, документы, сальдо. Убирает звонки и сообщения, которые занимают людей на полную ставку.
Сверка с контрагентами. Автоматическое сопоставление того, что отгружено, выставлено и оплачено. Работа, которая в конце квартала съедает недели, и которая целиком состоит из сравнения таблиц.
С чего начинать, если всё сразу невозможно
С одного процесса, который отнимает больше всего времени и который можно измерить. Не с самого сложного и не с самого заметного — с самого дорогого в часах.
Первый работающий кусок оправдывает следующий, а проект, который начинается со всего сразу, обычно не заканчивается ничем.
Чего автоматизация не решает
Плохо описанный процесс автоматизацией не чинится — он становится быстрее и по-прежнему неверным. Если два человека в компании считают остаток по-разному, система зафиксирует оба способа и выдаст два ответа.
Поэтому первый шаг — договориться, как процесс должен работать, и только потом строить. Это скучная часть, и её пропуск — самая частая причина, по которой автоматизация не даёт обещанного.
Вопросы
Обязаны ли мы выставлять счета электронно?
В отношениях между компаниями — да. Что конкретно должна делать ваша система, зависит от объёма и от используемой бухгалтерской программы.
Можно ли связать магазин со SmartBill или SAGA?
Да. Это интеграции, отличные от 1С, со своей документацией, но той же категории работы.
Сколько стоит проект автоматизации?
Считается из сэкономленного времени. Процесс, отнимающий десять часов в месяц и автоматизируемый за два дня, окупается за несколько месяцев; отнимающий час в месяц — нет.
Что остаётся нашим?
Код, данные и доступы. Системы работают на стандартных технологиях, поэтому их может принять кто-то другой. Подробности здесь.